ADMINISTRACIÓN

COMPETENCIA.

Evaluar la importancia que tiene el grupo y la toma de decisión, complementos gerenciales en todas las actividades comerciales, académicas y personal.

CONTENIDOS:

1. El Grupo
2. Toma D e Decisiones

EL GRUPO.

Se define grupo como el conjunto de dos o más individuos que se relacionan y son independientes y que se reunieron para conseguir objetivos específicos.

Clases de Grupos

Grupo formal: grupo designado de trabajo definido por la estructura de la organización.

EJEMPLO: asociación de abogados.

Grupo informal: grupo que no está estructurado formalmente ni está determinado por la organización; aparece en respuesta a la necesidad de contacto social.

EJEMPLO: Grupo de amigos. Ya que no está estructurado y no tiene fin de lucro, es un grupo ocasional.

Grupo de mando: grupo compuesto por individuos que reportan a determinado gerente.

ELEMPLO: en una empresa. Ya que las personas que trabajan y reportan todas sus acciones al gerente de la empresa del lugar ya que el administra todo lo que su jefe le ha asignado.

Grupo de intereses: quienes trabajan juntos para alcanzar determinado objetivo que concierne a todos.

EJEMPLO: grupo de trabajo que tiene una meta en común. Que podría ser un techo para mi país.

Grupo de amigos: personas que se reúnen porque tienen una o más características comunes.

EJEMPLO: personas que tienes sentimientos en común sin un fin de lucro. Seria los grupos sociales.

Etapas de desarrollo de los grupos

En general, los grupos pasan en su evolución por una secuencia básica que denominamos etapas del desarrollo de los grupos. Ahora bien, en estudios recientes se indica que los grupos que deben realizar tareas específicas en un tiempo determinado, siguen un esquema muy diferente. Estas etapas son:

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• 1. Formación: El comportamiento individual se conduce por un deseo de ser aceptado por los otros, evadir la controversia y el conflicto. Los problemas grandes y sentimientos se dejan de lado y las personas se focalizan por cumplir con la rutina, al igual que la organizacón del equipo quien hace que cosa, cuando se encuentran, etc. En esta etapa es cuando los individuos recopilan información e impresiones de los otros, y del alcance de la tarea a realizar y como abordarla. Es una etapa confortable, no hay demasiada prevención de conflictos. Ejemplo: Cuando se empieza a socializar con diferentes grupos del colegio, formar nuevas amistades, la integración con nuevas personas y nuevas rutinas.

2. Estableciendo normas: Como la etapa 2 tiene que ver con "las reglas del compromiso" para el grupo que se establece, y el alcance de las tareas o responsabilidades del grupo son claras y acordadas. Se entienden unos con otros y pueden apreciar las habilidades y experiencias del otro. Los individuos escuchan al otro, se aprecian, se apoyan mutuamente y están preparados para modificar puntos de vistapre concebido: sienten que son parte de un grupo efectivo y cohesionado. Los individuos han tenido que trabajar duro para lograr esta etapa y puede que resistan cualquier presión para cambiar, especialmente del afuera, por miedo a que el grupo se desmorone o  cambie a la etapa de asalto. Ejemplo: la hora de llegada a las instituciones educativas, que establecen ciertas normas y hay que acatarlas.

3. Aceptación mutua: En las primeras etapas de la formación de un grupo, por lo general, los miembros se resisten a comunicarse unos con otros.  Aún cuando el grupo para solucionar problemas tenga que ejecutar una tarea, es típico que los miembros no estén dispuestos a expresar sus opiniones, actitudes y convicciones. Ejemplo: Cuando un nuevo integrante de un equipo es aceptado por sus miembros y empiezan a interactuar entre ellos.

TOMA DE DECISIONES.

LA TOMA DE DECISIONES

Se define como la selección de un curso de acciones entre alternativas, es decir que existe un plan un compromiso de recursos de dirección o reputación. En ocasiones los ingenieros consideran la toma de decisiones como su trabajo principal ya que tienen que seleccionar constantemente qué se hace, quien lo hace y cuando, dónde e incluso como se hará. Sin embargo la toma de decisiones es sólo un paso de la planeación ya que forma la parte esencial de los procesos que se siguen para elaboración de los objetivos o metas trazadas a seguir. Rara vez se puede juzgar sólo un curso de acción, porque prácticamente cada decisión tiene que estar engranada con otros planes. Los gerentes, por definición, son tomadores de decisiones. Uno de los roles del gerente es precisamente tomar una serie de decisiones grandes y pequeñas.

Tomar la decisión correcta cada vez es la ambición de quienes practican la gerencia. Hacerlo requiere contar con un profundo conocimiento, y una amplia experiencia en el tema.

LAS DECISIONES

Una decisión es un juicio o selección entre dos o más alternativas, que ocurre en numerosas y diversas situaciones de la vida (y por supuesto, la gerencia).

EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

Los pasos en la toma de decisiones tal y como se aplican a la gerencia de recursos individuales son:

• Reconoce el problema: El proceso de toma de decisiones comienza reconociendo que existe un problema: algo tiene que ser cambiado en la situación actual y hay posibilidades de mejorarla. Generalmente los grandes problemas deben ser sub-divididos en componentes mas pequeños y fáciles de manejar.
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• Analiza el problema: Una vez que el problema ha sido identificado, se hace necesario el estudio cuidadoso del mismo con la finalidad de encontrar lo que lo está causando. Para esto es necesario ser lo mas específico posible.
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• Considera tus metas: Considera la o las metas que desees alcanzar. Las metas que escoges están influenciadas por los valores que tienes – lo que es importante para ti. Tener conciencia de tus valores y de las prioridades que éstos mueven te ayudará a ver más claramente lo que realmente deseas. Con frecuencia, las decisiones que se toman sin incorporar este aspecto no son puestas en acciónpues aunque son las que convienen, no son las que se desean.
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• Busca alternativas: Piensa y busca tantas alternativas prácticas como sea posible. En la mayoría de los casos no es factible explorar todas las posibilidades debido al factor tiempo y costo. Sin embargo, busca mas alternativas o posibilidades que las obvias o las habituales. Si la decisión es muy importante – en términos humanos o financieros – será de mucho mas valor invertir mas tiempo y esfuerzo en buscar una solución o en hacer una escogencia.
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• Analiza los recursos que requiere cada curso de acción alternativo. ¿Cuánto tiempo, dinero, destrezas, energía u otros recursos necesarios poseo para llevar a cabo la decisión? ¿Alguna de las alternativas requiere de menos recursos? Debes comparar también los beneficios esperados de tu selección. No siempre tiene sentido escoger el producto mas barato o la actividad de mas bajo costo si los resultados también van a ser de baja calidad.
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• Selecciona la mejor alternativa: Después de ver cuidadosamente cada alternativa, selecciona la mejor. Ten en mente los valores que son importantes para ti, las metas para las cuales estas trabajando y los recursos con los que tienes que trabajar. Es posible que ninguna de las opciones aparentemente disponibles sea aceptable. Si no hay una alternativa satisfactoria ninguna que pueda ser la mejor entonces quizá puedas crear una nueva alternativa por compromiso o por combinación de algunas de las ideas que tengas. Ocasionalmente se debe tomar la decisión de posponer la acción con la finalidad de buscar más información, pero no deseches una opción porque ésta no sea la respuesta perfecta.
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• Pon tu decisión en acción: La toma de decisiones no termina con la selección de la mejor alternativa. Debes poner tu decisión en acción. Usualmente las personas llevan a cabo las acciones necesarias para ejecutar su decisión. Otras veces, sin embargo, hay que generar la acción de un grupo. Si todos los involucrados en la ejecución estuvieron involucrados en la toma de la decisión, estarán más dispuestos a ayudar a su implementación.
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• Muchas de las decisiones, quizá la mayoría, no resuelven directamente un problema sino que te ponen en la posición de tener que tomar decisiones adicionales que te acercan a tu meta. Una decisión central implica una serie de decisiones adicionales. Esto es lo que se llama decisiones en cadena. Es lo que comúnmente se conoce como "una cosa lleva a la otra". Cada decisión es directamente dependiente de una escogencia anterior.
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• Acepta la responsabilidad: Después que tomas una decisión, necesitas aceptar la responsabilidad y las consecuencias de haberla tomado. Debes estar dispuesto a vivir con ella o tomar otra decisión para cambiar la dirección tomada. La mayoría de las decisiones se toman sin tener toda la información que quisieras tener, o sin los recursos que realmente necesesitas. No temas tomar decisiones por el solo hecho de tener que revisarlas después, pues la revisión es parte del proceso. Todas las decisiones tienen que ser revisadas.
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• Evalúa los resultados: El producto o resultado de tu decisión debe ser evaluado regularmente para determinar su efectividad.
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• Usa hábitos para reducir el tiempo en el proceso de toma de decisiones. Por ejemplo, no necesitas pasar mucho tiempo decidiendo que goma de mascar comprar. Muchas de las decisiones de compra y algunas de las decisiones gerenciales pueden ser hechas como rutina hasta que la situación cambia.

TIPOS DE DECISIONES EN GERENCIA

• De rutina: las mismas circunstancias recurrentes llevan a seleccionar un curso de acción ya conocido
• De emergencia: ante situaciones sin precedentes, se toman decisiones en el momento, a medida que transcurren los eventos. Pueden tomar la mayor parte del tiempo de un gerente.
• Estratégicas: decidir sobre metas y objetivos, y convertirlos en planes específicos. Es el tipo de decisión mas exigente, y son las tareas más importantes de un gerente.
• Operativas: son necesarias para la operación de la organización, e incluye resolver situaciones de "gente" (como contratar y despedir), por lo que requiere de un manejo muy sensible

COMO TOMAR DECISIONES

Un gerente debe tomar la mejor decisión posible, con la información que tiene disponible (que generalmente es incompleta). Esto se puede hacer de dos formas:

• Decisiones intuitivas: se decide en forma espontánea y creativa.

• Decisiones lógicas o racionales: basadas en el conocimiento, habilidades y experiencia.

• Para estas últimas, la literatura gerencial ofrece una amplia gama de herramientas, como: análisis de pareto, árboles de decisión, programación linear, análisis costo-beneficio, simulación, matriz DOFA, análisis "what if", modelos y hojas de cálculo, entre otros.